AI研修へ社内資料を渡す前に｜機密情報と演習データの準備

自社の資料を使う研修に魅力を感じても、顧客名や取引条件をそのまま送ってよいとは限りません。資料を準備するときは、講師への共有と、生成AIへの入力を分けて考えます。

01 / 判断の手順

誰に、どこへ、何を渡すのかを分ける

講師が事前に読む資料、講義中に画面共有する資料、受講者がAIへ入力する資料は、利用先と目的が異なります。一括して研修資料と呼ばず、それぞれの対象と取り扱いを決めましょう。

資料に含まれる情報も分類します。公開されている製品説明、社内の業務手順、顧客との契約、従業員情報では、共有できる条件が違います。外部へ渡す権限がある担当者へ、用途と範囲を説明して確認します。

この時点で資料の全文を渡す必要はありません。どんな種類の資料があるか、研修で何を判断したいかを説明し、必要な部分を絞ることから始めます。情報を多く渡すことと、講義が具体的になることは同じではありません。

02 / 判断の手順

顧客名を消しても、地域、担当部署、取引日、特殊な仕様などの組み合わせで相手が推測できる場合があります。例外対応を題材にするときほど、珍しい条件が残ることに注意します。

演習に必要なのは、判断に関わる条件です。会社名や実際の価格が不要なら、架空の内容へ置き換えて構いません。その際も、置き換えにより判断の難しさが変わっていないか、業務責任者へ見てもらいます。

例えば問い合わせ対応なら、実際のメール全文ではなく、要望、未確定の仕様、希望納期、社内の確認事項だけを抽出した題材を作れます。匿名化したから外部入力が自動的に許可されるとは考えず、社内ルールに従います。

スマホでは表を横に動かして読めます。

03 / 判断の手順

使うAIのサービス、アカウントの種類、入力情報の保存、学習への利用、管理権限を確認します。これらはサービスや契約条件で変わるため、無料の個人アカウントと会社契約の環境を同じものとして扱いません。

講師側へ渡す資料についても、保管先、閲覧できる人、利用目的、返却や削除の扱いを確認します。講義の録画、音声、文字起こしがある場合、誰が視聴できるかと保存期間を分けて聞きます。

受講者が複数の環境を使う場合、演習前に利用できる環境をそろえます。使用禁止のサービスを当日に知ると、自社の題材で練習できなくなることがあります。情報管理の担当者と研修担当者で早めに共有しましょう。

04 / 判断の手順

準備する資料には、題材の目的、元情報、判断基準、入力禁止の情報、承認者を記します。元資料が更新されるなら、版と日付も残します。出力を確認するときに、何を基準にしたかが追えるようにします。

当日、受講者が自分の実例を追加する場合のルールも決めます。講師に質問できるからといって、顧客情報をその場で貼り付けてよいわけではありません。質問する際にどこまで説明してよいかを事前に案内します。

準備を厳しくしすぎて実務の判断が何も残らない場合は、講師に題材の作り方を相談します。機密情報を送らず、構造や条件だけで演習する方法を検討しましょう。相談の段階から、渡せない情報を明確にしておくと認識がそろいます。

05 / 具体例

想定例：取引先への提案を題材にするなら、取引先名と契約情報を抜き、検討に必要な条件を架空の題材へ置き換えます。実務責任者が条件の構造を確認し、情報管理担当が共有範囲を確認します。

06 / 準備の確認

チェックが付かない項目は、担当者と次の確認方法を書きます。すべてを一度に完成させることより、どこまで分かっていて、何が未確認かを共有することが大切です。

07 / 次の判断

FANDDFへ資料請求後に相談する際も、最初は業務の概要を説明し、実際の資料を共有する範囲を整理しましょう。個別設計だからこそ、事前準備と情報の扱いを合わせて検討します。

編集・運営：最適ナビ。FANDDFが運営するサイトではありません。情報確認日：2026年10月12日。本文の業務例は検討のための想定例であり、導入実績や効果の保証ではありません。サービスの条件は資料と契約前の案内でお確かめください。